home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 21 / Cream of the Crop 21 (Terry Blount) (October 1996).iso / business / bknx13.zip / __007.EXE / BOOKSNX.DOC < prev    next >
Text File  |  1996-08-18  |  41KB  |  915 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                         an OBJECTS::NEXUS(tm) application
  8.  
  9.  
  10.  
  11.          ╔════════════════════════════════════════════════════════════╗
  12.          ║                                                            ║
  13.          ║            BooksNexus(tm):  book library records           ║
  14.          ║                                                            ║
  15.          ║                                                            ║
  16.          ║      (C) Copyright 1994 - 97 RCCO Research Associates      ║
  17.          ║     All Rights Reserved under International Conventions    ║
  18.          ║                                                            ║
  19.          ╚════════════════════════════════════════════════════════════╝
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28. BooksNexus Documentation
  29. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  34.  │ To read this documentation on-line most anywhere in the program, press   │
  35.  │ the <Alt-M> key combination.                                             │
  36.  └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  37.  
  38.  
  39.  
  40. BooksNexus is a simple-to-use, efficient recordkeeping system for individual,
  41. professional or institutional book collection records; the materials are
  42. presented and maintained in an attractive visually-oriented environment.
  43.  
  44. Books are normally maintained in book number order, with sort command
  45. options to arrange the collection in order of title or author or category.
  46.  
  47. The user may view the sample entries in either Form View or Table View
  48. format -- editing, deleting or replacing them with actual records of the
  49. user's own library.  Additional records may be appended in any number
  50. required.  Edits or corrections are easy and quick to make in either Form
  51. or Table View.
  52.  
  53. The information is presented to the user initially in Table View format,
  54. very similar in appearance to that of a spreadsheet; data items may be added
  55. or edited in Form View format, via "hot-keys."  Mouse support is provided
  56. for scrolling through the data table; however, a mouse is not necessary to
  57. utilize the program.
  58.  
  59. On-line documentation is available at the touch of a hot-key selection.  A
  60. pop-up calculator is also provided, via a hot-key choice.
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65. BOOKSNX.DOC                BooksNexus Documentation                    Page 2
  66.  
  67.  
  68. An automatic report facility provides attractive on-screen and printed
  69. reports.  A printer selection utility provides for a wide choice of availa-
  70. ble printers.
  71.  
  72. The View/Print Reports window offers the opportunity to preview on-screen
  73. the appearance of the printed report.  Again records may be sorted in any
  74. of four ways, resulting in an attractive ASCII text report.  Print output,
  75. when selected, is sent to the selected printer.
  76.  
  77. The report output includes the Cost column field as the far right entry on
  78. the Preview and Printed report; at the end of the report the total of the
  79. Cost column is summarized to give a picture of total investment in the
  80. collection.
  81.  
  82. A Book Labels printing utility is included for the creation of personalized
  83. 1 x 3.5" labels showing informational detail and, with program registration,
  84. the user's name.
  85.  
  86. The program is simple to use and offers intuitive features commonly found 
  87. in RCCO Research OBJECTS::NEXUS(tm) applications.
  88.  
  89. The unregistered copy is not in any way limited as to the usefulness,
  90. capacity, or reporting facilities of the program.
  91.  
  92.  
  93.  
  94. Easy batch file idea
  95. ─────────────────────
  96. You may wish to create a batch file for your batch directory:
  97.  
  98.        ┌───────────┐
  99.        │ BOOKS.BAT │
  100.        └───────────┘
  101.  
  102.          @ECHO OFF
  103.          C:                       (or whatever drive you use)
  104.          CD \BOOKSNX
  105.          BOOKSNX
  106.  
  107. Please consult your DOS manual if you are unfamiliar with creating batch
  108. files.  The above batch file will make operation of BooksNexus easier for
  109. you.
  110.  
  111. If you have not yet created your batch file and simply want to get right
  112. into the program, change to the \BOOKSNX directory and type:
  113.  
  114.                                 BOOKSNX <enter>
  115.  
  116. to begin the BooksNexus program.
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126. BOOKSNX.DOC                BooksNexus Documentation                    Page 3
  127.  
  128.  
  129. The main records table
  130. ───────────────────────
  131. After the program loads behind the sign-on screen, the user is presented
  132. with a selection of sorting options for the initial presentation of data.
  133. After selecting a sort command option, the primary Table View screen is
  134. shown.  In this view, the cells (or fields) are displayed with horizontal
  135. column headers indicating the different cell/field names; a multiple selec-
  136. tion of records (or rows) indicate the different data entries.  In Form View
  137. ( <Alt-E> or <Alt-N> ),  a single data record is shown with the cell struc-
  138. tures available in vertical presentation.
  139.  
  140. After you have had some practice dealing with the data table concept in
  141. BooksNexus, you will find entry and maintenance of this table quite familiar
  142. and simple.  Simply view the included sample entries to start, add your own,
  143. then delete or edit/overwrite the samples later on.
  144.  
  145. The entries in this table are sorted in any of four ways; they are then
  146. maintained in sort order no matter how you choose to enter them.
  147.  
  148.  
  149. The selection of cells available for data entry in BooksNexus are:
  150.  
  151.                             BOOK_NO   (Book Number)
  152.                             TITLE
  153.                             AUTHOR
  154.                             COST
  155.                             RETAIL
  156.                             DATE_ACQ  (Date Acquired)
  157.                             SOURCE
  158.                             PUBLISHER
  159.                             CATEGORY
  160.                             YEAR      (Year Published)
  161.                             COMMENTS
  162.  
  163.  
  164.  
  165. The field for Book Number entry is of the type that will accept either
  166. numerical or alphabetic data.  A numerical type entry will be maintained
  167. in sort order as long as there are leading zero placeholders (i.e., 001,
  168. 002, 003, etc.).  The examples show an alphanumeric type sample entry
  169. which is maintained in sorted order with an initial character followed by
  170. numbers (ie, C001, C002, etc.).   The alphanumeric format allows one to use
  171. any combination of letters within the Book Number entry; for example,
  172. different areas of interest may be grouped within the same table simply
  173. by prefixing the number with a letter code.  One might begin all computer-
  174. related titles (as in the sample entries) with something like "C001" while
  175. science fiction subjects may begin with "SF001" -- maintaining separation
  176. between the two areas.  The point here is that flexibility is provided for
  177. creation of codes that will work best for the user's own library.  The
  178. codes may have the letter appended to the end of a number, as in "001C"
  179. or "001SF."  The Book Number cell may contain up to eight alphanumeric
  180. characters.  Further delineation within an area or library may be made
  181. with the Category field (see the sample entries for ideas).
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187. BOOKSNX.DOC                BooksNexus Documentation                    Page 4
  188.  
  189.  
  190. For the Author sort to be effectively maintained, the names should be
  191. entered in the format,
  192.  
  193.                            Melville, Herman
  194.  
  195. That is, the last name is first to effect the alphabetical sort.
  196.  
  197.  
  198. Similarly, titles should be entered:
  199.  
  200.                            Andromeda Strain, The
  201.  
  202.  
  203. The Comments field is of the type that will allow passages of up to 70
  204. characters of comment text to be entered for any record.
  205.  
  206.  
  207. The other cells in both Form and Table Views are limited in capacity to
  208. that which is shown on the screen.  Their function and content should be
  209. intuitive and easy to use.
  210.  
  211.  
  212.  
  213. Moving around
  214. ──────────────
  215. In general, the <Esc> key or <RightMouse> will either advance the program to
  216. the next screen or back up to the previous level; exceptions are noted on
  217. certain screens, but in general <Esc> or <RightMouse> are the exit keys.
  218. <LeftMou